Eine Information, die viele Neuankömmlinge in Deutschland überrascht: Für die meisten angestellten Expats bringt das Einreichen der Steuererklärung Geld zurück – nicht das Gegenteil.

Deutschland zieht Einkommensteuer direkt an der Quelle über das Lohnsteuer-System ein – der Arbeitgeber zieht sie monatlich vom Gehalt ab, basierend auf der Steuerklasse. Diese Vorabeinbehaltung ist jedoch oft eine grobe Schätzung. Wer nur einen Teil des Jahres gearbeitet hat, berufliche Ausgaben hatte, Fortbildungskosten gezahlt hat oder einen Partner mit einem deutlich anderen Einkommen hat, erhält durch die Steuererklärung in der Regel eine Rückerstattung.

Die durchschnittliche Rückerstattung für deutsche Steuerzahler liegt bei über 1.000 Euro pro Jahr. Das folgende Vokabular ist der Schlüssel dazu.

Das ist die einsprachige Fassung: Jeder Begriff wird auf Deutsch erklärt, ohne Übersetzung – gedacht für Deutschlernende ab etwa B1. Wenn Deutsch deine Muttersprache ist, findest du denselben Artikel als Sprachpaar auf Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Portugiesisch.

Die Grundlagen

Steuererklärung – die jährliche Einkommensteuererklärung. Für die meisten Angestellten in einer Standard-Steuerklasse nicht verpflichtend, aber fast immer finanziell vorteilhaft. Selbstständige, Personen mit mehreren Einkommensquellen oder bestimmten Einkünften über einem Schwellenwert sind zur Abgabe verpflichtet.

Finanzamt – die Behörde, die deine Steuern verwaltet und dir am Ende den Steuerbescheid schickt. Deutschland hat lokale Finanzämter nach Bezirken (Wohnsitzfinanzamt); das zuständige Amt richtet sich nach der angemeldeten Adresse. Die gesamte Korrespondenz läuft über das lokale Finanzamt. Der Plural bekommt einen Umlaut: ein Finanzamt, mehrere Finanzämter.

Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) – die persönliche Steueridentifikationsnummer. Wird automatisch nach der Anmeldung ausgestellt und per Post zugeschickt. Dauerhaft – ändert sich nicht bei einem Umzug. Erforderlich für Beschäftigung, Steuererklärung und Bankgeschäfte.

Steuernummer – die vom Finanzamt zugewiesene Steuernummer, spezifisch für den eigenen Bezirk. Anders als die Steuer-ID; wird in der Korrespondenz mit dem lokalen Finanzamt verwendet.

Veranlagungszeitraum – der Zeitraum, für den die Steuer berechnet wird: in Deutschland immer das Kalenderjahr, 1. Januar bis 31. Dezember. Ein reines Formularwort – im Gespräch sagt man „Steuerjahr" oder einfach „die Erklärung für 2025".

Abgabefrist – die Einreichfrist. Wer ohne Steuerberater selbst einreicht, hat Frist bis zum 31. Juli des Folgejahres (für die Erklärung des Vorjahres). Wer einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein nutzt, hat bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit.

Einkommen und Steuer

Einkommen – das Geld, das du verdienst – im Steuerdeutsch aber eine genau definierte Stufe und nicht dein Bruttolohn: Aus den Einnahmen (alles, was hereinkommt) werden nach Abzug der Kosten die Einkünfte, und daraus nach weiteren Abzügen das Einkommen. Im Alltag benutzt man die drei Wörter durcheinander; auf dem Formular sind sie nicht austauschbar.

Lohn / Gehalt – beides ist die Bezahlung für Arbeit, aber Lohn wird meist nach Stunden berechnet und ist im gewerblichen Bereich üblich, Gehalt ist der feste Monatsbetrag von Angestellten. Die Unterscheidung ist in manchen Formularfeldern relevant. Beachte trotzdem: Die Steuer darauf heißt in beiden Fällen Lohnsteuer, auch wenn du ein Gehalt beziehst.

Lohnsteuer – die monatlich vom Arbeitgeber einbehaltene Lohnsteuer. Das Fundament des deutschen Einkommensteuersystems für Angestellte.

Steuerklasse – die Steuerklasse, die bestimmt, wie viel Lohnsteuer einbehalten wird. Die Klassen reichen von I (ledig, keine Kinder) bis VI (Zweitbeschäftigung). Klasse I und IV sind für Expats am häufigsten. Falsche Steuerklasse = falsche Einbehaltung = höhere Monatsabzüge als nötig, die du über die Steuererklärung zurückforderst.

Lohnsteuerbescheinigung – die jährliche Lohnsteuerbescheinigung. Im Januar vom Arbeitgeber für das Vorjahr ausgestellt. Das zentrale Eingabedokument für die Steuererklärung; zeigt, wie viel verdient und wie viel Steuer einbehalten wurde.

Solidaritätszuschlag (Soli) – der Solidaritätszuschlag, eine zusätzliche Steuer auf die Einkommensteuer. Seit 2021 für die meisten Steuerzahler abgeschafft, aber auf Gehaltsabrechnungen noch sichtbar.

Kirchensteuer – Kirchensteuer, die abgezogen wird, wenn du bei der Anmeldung eine Konfession angegeben hast. In der Steuererklärung absetzbar.

Absetzbare Kosten

Werbungskosten – beruflich bedingte Aufwendungen. Absetzbare Posten, die mit der Beschäftigung zusammenhängen: Fahrtkosten, Berufsausrüstung, Arbeitskleidung, Fortbildungskurse, Gewerkschaftsbeiträge, Fachliteratur. Deutschland gewährt automatisch einen Pauschbetrag (Arbeitnehmer-Pauschbetrag) von 1.230 Euro pro Jahr; darüber hinausgehende Beträge können mit Belegen geltend gemacht werden.

Pendlerpauschale – die Entfernungspauschale. Für jeden Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann ein fester Betrag pro Arbeitstag abgesetzt werden (derzeit 0,30 Euro für die ersten 20 km, 0,38 Euro darüber hinaus). Bei täglichem Pendeln ist dies einer der am häufigsten geltend gemachten Abzüge.

Sonderausgaben – die zweite große Abzugskategorie neben den Werbungskosten: Beiträge zur Altersvorsorge, Kranken- und Pflegeversicherungsprämien, Spendenquittungen und Kinderbetreuungskosten. Die Trennlinie merkst du dir am besten so: Werbungskosten entstehen durch den Beruf, Sonderausgaben durch deine private Lebensführung. Jede Kategorie hat eigene Zeilen im Formular – nichts doppelt eintragen.

Haushaltsnahe Dienstleistungen – haushaltsbezogene Dienstleistungen. Reinigungs-, Garten- und Instandhaltungsleistungen können teilweise abgesetzt werden – sofern sie per Rechnung abgerechnet und per Überweisung bezahlt wurden (Barzahlung qualifiziert nicht).

Handwerkerleistungen – die Arbeit von Klempner, Elektriker, Maler und anderen Handwerkern in deiner Wohnung, teilweise absetzbar. Der Unterschied zu den haushaltsnahen Dienstleistungen: Hier geht es um Reparatur und Renovierung, dort um die laufende Arbeit im Haushalt. In beiden Fällen zählt nur der Lohnanteil der Rechnung, nicht das Material – lass die Handwerkerin beides getrennt ausweisen, sonst geht der Abzug verloren.

Umzugskosten – die Kosten eines Wohnungswechsels. Absetzbar nur, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist: neuer Job, Versetzung oder ein deutlich kürzerer Arbeitsweg. Sammle Speditionsrechnung, Fahrtkosten und Maklergebühr von Anfang an. Zum Wortfeld: Der Umzug ist der Vorgang insgesamt, Auszug und Einzug sind seine beiden Hälften.

Einreichen

ELSTER – das offizielle Online-Portal für deutsche Steuererklärungen (elster.de). Kostenlos nutzbar; erfordert Registrierung und ein Zertifikat. Von Millionen Deutschen für die Selbsteinreichung genutzt.

Anlage – Anhang. Steuererklärungen sind modular aufgebaut; die passenden Anlagen (Anhänge) werden je nach Situation hinzugefügt:

Steuerberater – der zugelassene Steuerberater. Das ist ein geschützter Berufstitel, nicht einfach jemand, der beim Ausfüllen hilft. Besonders wertvoll bei komplexem internationalem Einkommen, Selbstständigkeit oder der ersten deutschen Steuererklärung. Das Honorar ist steuerlich absetzbar – und er verschafft dir die längere Abgabefrist.

Lohnsteuerhilfeverein – ein mitgliedschaftsbasierter Lohnsteuerhilfeverein. Deutlich günstiger als ein Steuerberater, für Angestellte ohne komplexe Zusatzeinkünfte geöffnet. Mitgliedsbeiträge liegen typischerweise bei 50–200 Euro pro Jahr.

Steuerbescheid – der Bescheid, mit dem das Finanzamt deine Erklärung abschließt: Er nennt den berechneten Betrag – wie viel du nachzahlen musst oder, bei Expats in den ersten Jahren häufiger, wie viel du zurückbekommst. Verwechsle ihn nicht mit der Lohnsteuerbescheinigung: Die kommt vom Arbeitgeber und geht in die Erklärung hinein, der Bescheid kommt vom Amt und kommt heraus. Achte auf das Datum oben – ab dem Zugang läuft die Frist für den Einspruch.

Erstattung – Rückerstattung. Der Betrag, den das Finanzamt zurückzahlt.

Nachzahlung – der umgekehrte Fall: der Betrag, den du nachzahlen musst, weil im Laufe des Jahres zu wenig Steuer einbehalten wurde. Er steht im Steuerbescheid zusammen mit dem Datum, bis zu dem du zahlen sollst.

Einspruch – Einspruch/Beschwerde. Wenn du mit dem Steuerbescheid nicht einverstanden bist, hast du einen Monat Zeit, schriftlich Einspruch einzulegen.

Ein Grund, sie nicht zu überspringen

Der häufigste Grund, warum Expats keine Steuererklärung einreichen, ist die Annahme, es sei kompliziert und nicht nötig. Beide Annahmen sind oft falsch. Das Vokabular für das offizielle Leben in Deutschland lohnt die Mühe; die durchschnittliche Rückerstattung auch. ELSTER und eine Reihe erschwinglicher Beratungsangebote machen es bereits im ersten Jahr zugänglich.

Das spezifische Vokabular für das Berufs- und Verwaltungsleben im Ausland aufzubauen ist eine Investition, die sich nicht nur sprachlich auszahlt.

Die Steuersaison in Deutschland erfordert Vokabular, nicht nur Geduld. Vokabulo hilft dir, dich auf die Dokumente und Gespräche vorzubereiten, die mit der Steuererklärung im Ausland verbunden sind. Für iPhone und iPad erhältlich.